Gestión Alquiler Vacacional: Guía para automatizarla | Avantio

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Gestión Alquiler Vacacional: Guía para automatizarla

No es ningún secreto que actualmente vivimos una época de transformación y crecimiento tecnológico alucinante en el sector de gestión alquiler vacacional. 

Las oportunidades para las empresas de gestión de propiedades son infinitas, especialmente cuando se trata de la proliferación de dispositivos inteligentes y software especializado en la automatización. Lamentablemente, también hemos visto cómo muchas empresas han perdido su ventaja competitiva por no haber sabido adoptar las nuevas herramientas. 

En este artículo, te explicaremos los beneficios de la automatización y te enseñaremos cómo automatizar tus sistemas de gestión alquiler vacacional para aumentar la rentabilidad de tus alquileres vacacionales y escalar tu negocio. 

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Avantio te ahorra tiempo y molestias automatizando los flujos de trabajo de la gestión de tus propiedades y aumentando los ingresos.

¿Qué es la automatización de la gestión de alquileres vacacionales?

La automatización de la gestión alquiler vacacional es un proceso en el que la tecnología se encarga de las tareas repetitivas sin necesidad de la constante intervención humana. Con un software avanzado como Avantio, las operaciones que antes eran tarea del administrador de fincas pueden realizarse ahora de forma automática. 

En el sector del alquiler a corto plazo, las soluciones de software de gestión de propiedades pueden controlar una serie de procedimientos que consumen mucho tiempo, desde la comunicación con los huéspedes hasta la gestión de los ingresos. Aunque nunca es tarde para empezar, un informe realizado por McKinsey en 2020 demostró que las empresas que definieron la automatización como una prioridad durante su proceso de planificación estratégica tuvieron cuatro veces más éxito que las que no lo hicieron.

Las estadísticas de alquileres vacacionales de Operto indican que el 85,9% de los profesionales del sector de la hostelería creen que utilizar la tecnología para automatizar las operaciones será una prioridad para ellos en los próximos dos años. Este es nuestro primer consejo: no esperes dos años y empieza ya.

¿Qué tareas se pueden automatizar dentro de la gestión de alquileres vacacionales?

La automatización de tus sistemas de gestión alquiler vacacional es una necesidad si quieres ahorrar tiempo, reducir los errores manuales y hacer crecer tu negocio de forma eficiente. Echemos un vistazo a 5 tareas diferentes de gestión de propiedades que puedes empezar a automatizar hoy mismo.

Gestión de reservas

Si tienes una empresa de gestión inmobiliaria, lo más probable es que estés utilizando varias agencias de viajes online y sitios web de reservas directas para promocionar tus alquileres. Con el software de gestión inmobiliaria, puedes hacerlo todo desde una única plataforma. Los calendarios y las consultas de los diferentes canales pueden actualizarse y sincronizarse en tiempo real, lo que significa que podrás detectar las vacantes y evitar las reservas dobles. Al configurar las notificaciones, también será más probable que respondas a los posibles inquilinos de manera oportuna.

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Karolina Grabowska de Pexels

Comunicación con los huéspedes

La preparación de recomendaciones e información sobre la zona es una forma segura de mejorar la experiencia vacacional de tus huéspedes. Con las herramientas de automatización, puedes utilizar plantillas profesionales y programar una auténtica guía de la zona local que impresionará a tus visitantes. También puedes ampliar las normas de la casa y crear una guía con instrucciones sobre cómo utilizar determinados servicios de la propiedad. 

Gestión de revenue

Una de las áreas más importantes para automatizar es la gestión de revenue Cuando se trata de una gran cantidad de datos o tendencias, siempre es más seguro trabajar con algoritmos complejos que garanticen resultados positivos. No sólo ahorrarás mucho tiempo, sino que también basarás tus decisiones en hechos en lugar de en sentimientos.

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Oleg Magni de Pexels

Check-in online

A medida que el sector de los viajes se recupera de la pandemia, los check-ins sin contacto y online siguen triunfando sobre los métodos tradicionales. El check-in online es más cómodo para ambas partes: los gestores de las propiedades no tienen que ir y volver de los alquileres para cada reserva y los huéspedes no tienen que soportar una incómoda charla después de un largo día de viaje. Con las herramientas de automatización y la selección de inquilinos, puedes proteger tus propiedades de daños y robos. 

Seguimiento de pagos y contabilidad

Si dedicas mucho tiempo a hacer un seguimiento de los pagos online de los portales o de los inquilinos, ¡esto es para ti! Los sistemas automatizados de gestión de la propiedad te permiten programar los pagos de los alquileres y vigilar todo lo que está pagado, vencido o atrasado.

¿Cómo automatizar la gestión de alquileres vacacionales?

Si no estás familiarizado con esta tecnología, puede que te preguntes cuáles son los primeros pasos para configurar tus automatizaciones de flujo de trabajo.

Paso 1: Piense en las tareas que te gustaría automatizar

Ahora que tienes una lista de tareas que se pueden automatizar, es el momento de elegir en qué quieres centrarte. Con el tiempo, podrás automatizar la mayoría de los procesos, pero por ahora, deberías centrarte en los que consumen más tiempo. Algunas ideas son: 

  • El proceso de check-in/check-out
  • La mensajería de los huéspedes
  • Sincronización de las reservas en varias plataformas
  • Responder a los comentarios de los huéspedes
  • Seguimiento de los KPI

¿Pasas horas sincronizando tus reservas o listados de alquiler de OTAs como Airbnb y Vrbo? ¿Tu actual proceso de registro te quita una gran parte de tu día? Analiza qué operaciones afectan más a tu carga de trabajo y encuentra una herramienta especializada en esa función.

03_preview of traditional check-in

Helena Lopes de Pexels 

Paso 2: Elige la herramienta de automatización adecuada para tus necesidades

Hay muchas herramientas de automatización en el mercado que pueden o no funcionar para tu empresa de gestión inmobiliaria en concreto. Para tomar la decisión correcta, es importante tener en cuenta sus metas y objetivos a largo plazo. A continuación, te presentamos algunas de las principales herramientas de automatización que merece la pena examinar: 

  1. Avantio. Este software incluye un sistema de gestión de alquileres vacacionales y un gestor de canales, todo en uno. Integrado con más de 60 portales de todo el mundo, el gestor de canales de alquiler vacacional de Avantio es extremadamente útil para la gestión automatizada de reservas.
  2. PriceLabs. Si buscas una herramienta para automatizar la fijación de precios dinámicos, PriceLabs recomienda tarifas teniendo en cuenta factores como la estacionalidad y las tendencias del día de la semana.
  3. AirDNA. Sigue tu progreso con AirDNA, una herramienta que recoge automáticamente los datos de los alquileres de corta duración para crear un informe personalizado.
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Vista previa de Avantio

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Paso 3: Empieza a personalizar

Una vez que hayas encontrado una plataforma que te funcione, el siguiente paso es empezar a personalizar diferentes elementos para que se adapten a tu negocio de gestión inmobiliaria. 

Tomemos como ejemplo la comunicación con los huéspedes. Digamos que estás utilizando el sistema de mensajería automática de Avantio. Para aprovechar adecuadamente esta herramienta, debes crear plantillas para cada tipo de mensaje que vayas a enviar a los huéspedes. Los administradores de propiedades suelen enviar mensajes para: 

  • Confirmaciones de reserva
  • Mensajes previos a la llegada
  • Solicitudes de mantenimiento de la propiedad
  • Recibir a los huéspedes
  • Antes de la salida
  • Emergencias
  • Re-reservas o estancias prolongadas
  • Revisión de solicitudes

Para aprovechar al máximo la automatización, crea una plantilla única que pueda personalizarse para cada invitado. Tus huéspedes se sentirán extremadamente atendidos y valorarán generosamente tu servicio de atención al cliente. 

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George Pak de Pexels

5 beneficios de la automatización de la propiedad

La automatización inmobiliaria no mejora sólo un componente de tu negocio: si se hace correctamente, puedes perfeccionar una serie de operaciones y procedimientos. He aquí 5 formas de beneficiarse de la automatización inmobiliaria.

  • Ventaja 1: Operaciones estandarizadas

Tener operaciones estandarizadas reduce drásticamente la posibilidad de omitir pasos clave. Especialmente si gestionas más de 20 alquileres vacacionales o trabajas con un equipo, la uniformidad que conlleva la automatización puede mejorar la calidad de tu servicio de forma significativa. 

Lo bueno de la automatización es que puedes llevar a cabo muchos procesos no relacionados entre sí a la vez y terminar con resultados aún mejores que antes. 

  • Ventaja 2: Menos costes y más ingresos

Hacer las cosas manualmente lleva tiempo e inevitablemente cuesta mucho. Invertir en un software de alquiler vacacional con herramientas de automatización mata dos pájaros de un tiro al ayudarte a ahorrar dinero y recibir más reservas de una sola vez.  

Automatizar la comunicación con los huéspedes con Avantio puede ayudarte a ahorrar un 40% de tus recursos mensuales. Además, dado que muchas operaciones pueden realizarse con el software, también puedes ahorrar en costes de formación y empleo. 

  • Ventaja 3: Adiós a las reservas duplicadas

Es natural que los humanos cometan errores, pero en el sector de los alquileres vacacionales, las inexactitudes o las malas interpretaciones pueden llevar rápidamente a huéspedes insatisfechos y a críticas negativas. Con las herramientas de reserva automatizada, puedes estar tranquilo sabiendo que tus calendarios y reservas están siendo gestionados.

  • Ventaja 4: Mejora de la experiencia del cliente

Desde el momento en que tus huéspedes reservan tu propiedad hasta las semanas posteriores a su partida, la automatización de los procesos de comunicación con los huéspedes te quitará una enorme cantidad de trabajo. No solo podrás ahorrarte las constantes llamadas telefónicas, correos electrónicos y mensajes de texto, sino que también podrás garantizar un nivel de calidad constante cada vez que se contacte con un huésped con un mensaje automatizado.

  • Ventaja 5: Informes de rendimiento y seguimiento de alta calidad

Gracias a los informes de rendimiento generados automáticamente, podrás asegurarte de no perder nunca de vista tus KPI de gestión alquiler vacacional. Tanto si se trata de la rentabilidad de tu negocio como de los pagos a los propietarios, estas métricas e informes financieros te ayudarán a mantener el rumbo de tu negocio. 

Conclusión

En un sector que evoluciona tan rápidamente, es necesario estar siempre informado de los avances tecnológicos e identificar rápidamente las oportunidades para su negocio de alquiler vacacional. Todo empieza por encontrar el software adecuado, uno en el que confíes y en el que creas. 

Avantio es conocido desde hace más de 20 años por su enfoque dinámico e innovador de la automatización. El software está en constante evolución y es ideal para empresas de gestión de propiedades con hasta 500 unidades que buscan agilizar sus operaciones en una única plataforma. 

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